残業問題を再定義！中小企業への適用まで残り僅か（2ヶ月）

昨年4月より施行された働き方改革関連法により、企業に対して様々な制約が義務付けられました。中でも、残業時間の上限が定められた件につきましては、従業員の時間外労働は、月100時間を超えることは禁止され、年720時間以内とされています。つまり月平均で換算すると1ヶ月間の残業時間は60時間に抑えなければなりません。

この施策は、2019年4月から施行されていますが、これは大企業にのみ適用されていました。そして、今年4月には、いよいよ中小企業にも適用されるため、早急な対策が求められます。そこで今回は、中小企業が残業に関する対策を行う際に気をつけるべき点やポイントをご紹介いたします。今回の記事が、皆様のお役に立ちましたら嬉しく思います。

まずは「勤怠管理の徹底」について、通常、就業規則などには就業時間や残業に関する会社の定義が記載されています。それらの内容を今一度見直して、社内に周知することは、従業員へ時間に対する意識を改めてもらえる手段の一つです。

また、従業員一人ひとりが自身の残業時間を常に把握しているとは限りません。そこで、やむを得ない理由でどうしても残業をする場合は、その月における現状の残業時間を上司（または担当部署）へ報告するような制度を構築すると良いでしょう。従業員によっては、毎回そのようなことをしているのは面倒と思われてしまうかもしれませんが、自身の現状の残業時間を常に意識することができる手法ですので、是非、参考にしてみてください。その他、余力があれば、一定の残業時間に達した従業員へ連絡を行うような施策も効果的です。ただし、従業員が多い企業では、個人の残業時間を把握し、連絡を入れることは困難ですので、勤怠管理システムなどを導入するなどの対応が必要です。

このような「勤怠管理」を制度化し徹底することで、残業時間の意識を持つようになると思います。しかし、これだけでは根本的な解決には至りません。

そこで、次に大切になるのは、従業員一人ひとりの「業務の効率化」が挙げられます。そもそも業務効率が改善されていなければ、いくら残業時間の徹底を会社から発信しても、業務が終わっていない状態で退社できるわけがありません。最近では、残業対策として、ある時間以降になると強制的に電気を落とすという施策を行っている企業もいますが、業務効率が不十分なまま、そのような施策を行ってしまうと、業務を自宅に持ち帰る従業員が出てきてしまいます。これでは、いくら残業対策を行っていても従業員の負担は変わりません。

また、業務を自宅に持ち帰ってしまうことによって情報漏洩の危険性も高まります。特に昨今は、個人情報の取り扱いに対して、世間の目はとても厳しいです。万が一、従業員が自宅のパソコンなどで機密情報などの資料を作成し、誤って外部に漏らしてしまったら、取り返しのつかない重大な問題となってしまいます。

業務を自宅に持ち帰らないにしても、業務が終わっていなければ、当たり前ですがその業務を翌日に持ち越すことになってしまいます。業務は日々舞い込んでくるものですから、どんどんと先送りになってしまい、結果的には従業員が疲弊してしまうことが容易に予想できます。実際に、残業時間の上限が定められてから「仕事が終わらない」「残った仕事は自宅に持ち帰って対応している」といった声をよく耳にします。

このような事態を防ぐためにも、業務の効率化を行うことは必須です。その施策として、「適切な目標」を与えることが重要です。従業員一人ひとりの目標を適切にかつ明確に定めて、その目標完遂に向けて取り組んでもらうような働きかけを行うことで、突発的な業務が入ってきても、目的を見失わず、優先順位を付けて業務に取り組むことができるようになります。結果、無駄な作業や、やる必要のない業務を見極められるようになり、業務の効率化が図れるようになってきます。万が一、まだ残業に関する対策ができていなければ、是非、参考にしてみてください。

またH&G（株式会社ホスピタリティ＆グローイング・ジャパン）では、適切な目標を設定して、評価を行っていくための『H&G PERFORMANCE REVIEW（人事評価制度構築）』というサービスをご提供しております。適切な評価制度は、業務の効率化だけではなく、従業員の満足度も向上させることができるため、企業にとって重要な制度となります。ご興味がございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。（H&G PERFORMANCE REVIEW（人事評価制度構築）の詳細はこちら）